Selectează o Pagină
Acum 2 ani vorbeam cu un prieten, consultant de afaceri ca si mine, si mi-a povestit urmatoarea intamplare.
Eram cu un client si il ajutam sa isi sistematizeze afacerea.
 
Mai precis, ii aratam cum sa rezolve sistematic problemele fara sa ramana prins in capcana de a „stinge incendii” si a sari dintr-o urgenta in alta.
 
Exista o procedura (un proces) care poate sa te ajute enorm sa indrepti lucrurile intr-o afacere si sa scapi de majoritatea problemelor cauzate de erorile umane.
 
Daca o aplici… desigur.
 
Daca nu o aplici, pot sa iti garantez ca vei ramane “pompier” de cariera.
 
Ei bine, prietenul meu ii explica clientului lui acest proces.
 
Si l-a repetat de atatea ori, pana cand clientul s-a enervat.
 
„Bai, mi l-ai spus de atatea ori, de parca ar fi sfant!”
Si asa i-a ramas numele… 
Procesul Sfant! 🙂
Pe site-ul oficial al companiei Boeing, poti vedea ca aproximativ 80% din accidentele de aviatie se datoreaza eorilor umane (facute de piloti, controlori de trafic, mecanici etc.).
Omenii din aceasta industrie imbunatatesc in fiecare zi procesele si procedurile pentru ca fiecare mica imbunatatire inseamna sute de mii de dolari si uneori, chiar vieti salvate.
In timp, au ajuns sa reduca erorile umane cu peste 80% si, de multe ori, nu au folosit tehnologii complicate ci doar niste simple checklisturi (despre care iti voi spune mai multe intr-un articol viitor).
Dar cum scapi de erorile umane si cum imbunatesti procedurile si procesele intr-o afacere?
Folosind o procedura, desigur. 🙂
Iar in acest articol, exact asta o sa iti ofer: procedura prin care imbunatatesti procedurile din orice firma si scapi de greselile banale.
Iata cum sa faci asta, fara sa consumi timp in plus (pentru ca stiu ca nu ai timp):
Atunci cand apare o PROBLEMA… 
1) Prima intrebare care trebuie sa ti-o pui este:
„Exista un checklist pentru contextul in care a aparut problema?”
De exemplu, daca apare o problema cu un contract, te intrebi „exista un checklist pentru cum sa creezi un contract la noi in companie?”
Iar aici ai doar 2 posibile raspunsuri: Da sau Nu.

2) Daca DA, adica, exista un checklist, atunci urmeaza a 2-a intrebare: „s-a respectat checklistul?”

Prima data se verifica daca persoana a respectat checklistul existent. Pentru ca daca DA (adica a urmat checklistul) inseamna ca e o problema in sistem si NU este o eroare umana.
Asa ca, pasul urmator este sa se modifice checklistul pentru a nu se mai intampla problema in viitor (Situatia D).
Daca NU s-a respecat checklistul, atunci este o eroare de neatentie sau de neglijenta si trebuie sa aplici o consecinta (Situatia C).
Sa luam un exemplu…
Sa spunem ca fac un accident intr-un sat pe drumul dinspre Cluj spre Bucuresti. Ce o sa vrea sa stie politistul mai intai? Cel mai probabil, ce viteza aveam si daca am consumat alcool. Adica daca am respectat regula. Daca nu am respectat regula (procedura), o sa suport o consecinta.
Consecinta pentru depasirea vitezei este dinainte stabilita si eu stiu de ea. Nu o inventeaza politistul pe loc. Imi asum ca daca nu respect viteza legala, se poate intampla sa primesc o amenda sau sa mi se ridice permisul.
Iar aici vine partea interesanta…
Daca nu ar exista o consecinta, regula nu ar fi niciodata respectata.
Dar o sa vorbim despre modalitatea corecta si modalitatea gresita de a aplica consecintele intr-un alt articol, in viitor.
Deocamdata, poti sa lasi deoparte partea cu consecinta si sa te concentrezi pe restul procedurii.
Asa ca, hai sa ne intoarcem la Procesul Sfant.

3) Daca NU exista un checklist pentru problema, ce faci?

Prima data te intrebi daca „este asta o problema care poate sa mai apara in viitor?”. Adica, este o problema recurenta?

Daca DA, adica, este o problema de care o sa ne mai lovim si in viitor, atunci se creeaza un checklist (Situatia B).

Daca NU, adica este doar o situatie izolata, atunci se rezvolva problema pur si simplu (Situatia A).

In final vei avea 4 situatii: A, B,C si D.

Ar fi foarte bine pentru afacerea ta sa stii cate probleme ai intr-o luna si cate se termina in situatia A, cate in B, cate in C si cate in D.

Cum faci asta…

4) Noteaza problema intr-un tabel 

Noteaza intr-un tabel Problema, Data cand a aparut, Data cand s-a rezolvat, Situatia in care s-a terminat (A, B, C sau D). Ti-am pregatit un template aici (il poti copia gratuit).
Odata pe luna, ia acest tabel si vezi ce probleme au fost in departamentul tau sau in afacerea ta.
NU poti sa inveti din greseli daca nu esti atent la ele.
Se spune ca oamenii foarte inteligenti invata din greselile altora, oamenii inteligenti invata din propriile greseli, iar cei prosti nu invata nici din greselile altora si nici macar din ale lor.
Fii inteligent!
Noteaza toate problemele intr-un tabel pentru ca sa poti invata din ele.
Imagineaza-ti… 
Imagineaza-ti cum ar fi sa nu mai ai de „stins incendii” in compania ta, sa nu mai ai urgente… si sa poti in sfarsit sa te concentrezi pe lucrurile cu adevarat importante!
Cat s-ar diminua stresul zilnic daca ai reduce la minim micile erori umane cauzate de neatentie sau neglijenta?
Iata ce poti sa faci imediat:
Descarca gratuit plansa cu Procesul Sfant (e o imagine cu rezolutie mare, pentru print), apoi, delega unui coleg sa o listeze color, sa o inrameze si sa o puna pe perete in fiecare birou.
Iti promit, nu o sa mai vezi sistematizarea afacerii la fel dupa ce faci asta.
Si colegii tai vor observa ca ai intentii serioase!
Un lucru atat de mic va avea un impact mare pentru toata afacerea.
Nu mai astepta, fa-o acum! 🙂