Selectează o Pagină

La jumatatea anului trecut am ajutat un vechi prieten care are o mica firma de reparatii-instalatii frigotehnice. De fapt e un freelancer care contracteaza din cand in cand cate un “angajat”. 

Dar de fiecare data dupa ce angajeaza pe cineva, in 1-2 luni ramane din nou singur. Ori il concediaza pentru ca nu lucreaza asa cum isi doreste el (e un perfectionist), ori pleaca angajatul pentru ca nu intelege ce vrea amicul meu de la el. 

Cand a inceput afacerea a avut 4 angajati dar a renuntat la ei. Dupa primul an a ramas cu 2, apoi din al treilea an a lucrat singur. 

Castiga bani destui de multi pentru ca ofera servicii bune si mereu are agenda plina. 

Reusesc cu greu sa ma intalnesc cu el pentru ca lucreaza toata ziua de dimineata de la 8 pana la ore foarte tarzii (ora 23!).  

Ultima data m-am intalnit cu el la aniversarea unui prieten comun.

Imi povestea ca este obosit, ca nu are timp de nimic altceva, ca nu mai are timp de hobby-urile lui din adolescenta (in liceu a castigat concursuri de inventica si creatii stiintifice), ca nu reuseste sa isi gaseasca o partenera de viata pentru ca lucreaza mereu etc.

L-am intrebat de ce nu o lasa mai moale, sa mai reduca din activitate si sa se ocupe si de viata lui personala.

Mi-a spus ca are deja mai multe contracte de mentenanta in derulare si ca nu isi permite sa renunte la ele, pentru ca si-ar strica imaginea.

Pentru ca mi-e prieten vechi, m-am oferit sa il ajut (evident primul lucru pe care mi l-a zis cand m-am oferit, a fost ca nu are timp) si apoi cu greu am stabilit o discutie pentru sambata viitoare dupa-amiaza. 

Prima intrebare pe care i-am pus-o cand ne-am intalnit a fost de ce nu angajeaza oameni. Raspunsul a venit pe nerasuflate… „pentru ca angajatii din ziua de azi nu sunt de incredere si ca trebuie sa ii tii de mana ca sa faca treaba buna.”

„angajatii din ziua de azi nu sunt de incredere si trebuie sa ii tii de mana ca sa faca treaba buna”

Dupa discutia pe care am avut-o a reusit sa angajeze o persoana, care a ramas cu el in firma de aproape 1 an iar acum mi-a spus ca vrea sa mai angajeze pe cineva.

Etapele naturale din orice evolutie

Cele 4 etape pe care urmeaza sa ti le prezint, au fost pentru prima data publicate de cercetatorul american Bruce Tuckman in anul 1965 in lucrarea care ii poarta numele „Etapele lui Tuckman de dezvoltare a grupului”. Tuckman a spus că aceste etape sunt toate necesare și inevitabile pentru ca echipa sa creasca, sa faca fata provocarilor, sa abordeze problemele, sa gaseasca solutii, sa planifice activitatea si sa obtina rezultate. 

Aceste 4 etape naturale se regasesc atat in evolutia unei fiinte umane, cat si in evolutia unei afaceri:

  • Forming (formare)
  • Storming (furtuna)
  • Norming (sistematizare)
  • Performing (performanta)

Sa le luam pe rand, pe fiecare…

 

1) Forming (formare)

Cum porneste o afacere de obicei?

Doi, trei prieteni stau la o discutie si au o idee despre cum sa faca bani. De multe ori, e o singura persoana cu o idee.

Apoi infiinteaza o firma si inchiriaza un spatiu unde isi va desfasura activitatea.

La inceput afacerea este mai mult o idee, dar e alimentata cu mult entuziasm si multe vise.

In aceasta etapa afacerea este foarte asemanatoare cu un copil mic, care supravietuieste doar daca este ajutat. Copilul nu are muschii si abilitatile necesare sa isi asigure singur supravietuirea. La fel se intampla si cu afacerea, nu are puterea necesara pentru a supravietui de una singura.

Afacerea se identifica foarte mult cu antreprenorul. Exista antreprenorul, exista si afacerea, daca dispare antreprenorul, atunci dispare si afacerea.

Oamenii din interiorul afacerii sunt nesiguri si lipsiti de experienta.

In aceasta prima etapa in business sunt foarte putin angajati. 2-3 persoane care fac de toate, productie, contabilitate, vanzari. 

Si de cele mai multe ori acesti “angajati” sunt prieteni sau rude. Relatiile din afacere in aceasta etapa sunt mai mult relatii de prietenie decat de business.

Cu toate ca sunt lipsiti de experienta, atmosfera este destul de constructiva. Oamenii se inteleg bine intre ei, isi fac treaba unul altuia. In cazul in care unul uita sa faca o comanda, o face celalalt, in cazul in care unul uita sa plateasca o factura, o plateste celalalt si tot asa.

Nu sunt foarte multe produse in aceasta etapa. Si cele care sunt trec prin multe teste si experimente. Exact ca un copil care testeaza lumea din jurul lui in primii ani din viata si unele experiente se termina mai bine sau mai rau. La fel se intampla si cu afacerea in prima etapa, testeaza piata si schimba produsele. 

Banii reprezinta o mare problema. Nu sunt bani decat cei pe care ii pune antreprenorul din propriul buzunar (bineinteles, daca ii are). Firma plange dupa infuzii financiare tot asa cum plange un copil mic in primii ani de viata.

Trecerea in etapa urmatoare se intampla fara prea mult efort si majoritatea antreprenorilor reusesc sa faca asta. Apar cativa clienti, angajezi cativa oameni, iti maresti activitatea si astfel treci in urmatoarea etapa.

2) Storming (furtuna)

Storming este adolescenta afacerii.

Asa cum sugereaza si numele este o etapa in care afacerea trece printr-o furtuna.

Aceasta furtuna dureaza atat timp cat ii ia antreprenorului sa isi dea seama ce trebuie sa faca ca sa treaca mai departe. 

Pentru unii dureaza cateva luni, pentru altii cativa ani, iar unii antreprenori vor sta aici toata viata.

Ca afacerea sa functioneze in aceasta etapa este nevoie de un efort mare atata din partea antreprenorului cat si din partea echipei. Toata lumea munceste din greu.

Antreprenorul ia concediu doar atunci cand se imbolnaveste sau cand efectiv nu mai poate.

Aceasta este etapa cand cele mai multe firme dau faliment.

Ca si antreprenor treci prin cea mai dificila etapa in evolutia firmei. Este o etapa plina de suisuiri si coborasuri si emotii de toate culorile.

Deseori te intrebi daca afacerea chiar o sa mearga sau va da faliment.

Veniturile sunt obtinute direct proportional cu prezenta ta in companie. Nu poti lipsi nici macar 2 zile fara sa apara probleme. Angajatii vin si te intreaba “de 15 ori pe zi” lucruri simple.

De cele mai multe ori, noii angajati invata ceea ce au de facut de la antreprenor sau de la acele 2-3 persoane care erau in firma in prima etapa a dezvoltarii sale.

Metodele de lucru sunt cel mai adesea transimse prin viu grai sau prin a-i arata efectiv noului angajat ce are de facut. Problema este ca cel care transmite informatia o transmite impreuna cu propria lui experienta si subiectivitate.

Acesta este unul dintre motivele pentru care produsul pe care il oferi nu este mereu acelasi si nu respecta un standard de calitate.

Asta duce la clienti instabili si venituri instabile.

Evidenta banilor care intra si ies din firma este… prost facuta.

Buzunarul firmei se confunda cu buzunarul antreprenorului. Când are nevoie de bani antreprenorul ia bani din firma si cand firma are nevoie de bani, aduce de acasa.

Instabilitatea si nesiguranta este simtita si de angajati, care nu iau in serios business-ul ca pe o oportunitate de cariera. 

In aceasta etapa firma rupe usor relatiile pe care le are cu clientii, angajatii sau furnizorii. 

Sunt 3 optiuni pe care le ai in acest punct al evolutiei.

      • bati pasul pe loc si te chinui mult si bine
      • dai un pas in spate si te intorci la Forming (ramai singur, fara niciun angajat)
      • dai faliment
      • treci in etapa urmatoare

In etapa urmatoare poti trece in 3 feluri, pentru ca asa cum spune Budhha, invatam in 3 feluri.

a) Prima varianta este prin revelatie.

Se intampla destul de rar, si pentru putini oameni. Pur si simplu primesc un dar “de sus” si trec la urmatorul nivel in evolutia companiei lor.

b) A doua varianta este prin incercare si eroare.

Te dai cu capul de toti peretii pana inveti singur ce e bine si ce e rau. Cred ca ai ghicit deja. E cea mai dureroasa metoda si se intampla cu un consum mare de energie, timp si bani.

c) A treia varianta este sa inveti de la un mentor care este deja acolo unde vrei tu sa fii.

Copiii mici si animalele invata asa (monkey see, monkey do). Este varianta cea mai fireasca si mai lipsita de riscuri.

O sa vorbim mai pe larg despre cum poti sa eviti pierderea de timp si bani cu aceasta metoda intr-un articol viitor.

3) Norming (sistematizare)

Norming este tineretea afacerii, este etapa construirii unui sistem solid care va duce afacerea spre performante. La fel ca tanarul care isi construieste o casa, are un plan de cariera, isi face o familie.

Afacerea incepe usor usor sa se sistematizeze si apar primele procese si proceduri. Chiar daca nu sunt cele mai bune proceduri, totusi, incepi sa intrezaresti un sistem. 

Apare bucuria lucrului bine facut.

Angajatii inteleg procesul prin care se obtin rezultate si pur si simplu repeta de fiecare data procesul. De multe ori il imbunatatesc de la o repetare la alta.

Apare o stare de stabilitate si nu mai exista riscul ca afacerea sa dea un pas in spate sau sa intre in faliment asa cum exista in Storming.

Angajatii sunt mai stabili, clientii sunt mai stabili, veniturile sunt mai stabile, firma are mici economii care ii confera un anumit curaj pentru a merge inainte.

Este etapa cand antreprenorul poate sa se desprinda pentru scurte perioade de timp de afacere si lucrurile continua sa mearga (chiar daca el nu este prezent 7 zile din 7).

Norming este etapa in care se sistematizeaza afacerea.

Este etapa cand se creeaza procese, proceduri, checklisturi.

Cum treci in etapa urmatoare?

Imbunatind in timp procesele care se creaza in aceasta etapa.

Procesele sunt la fel ca acele obiceiuri pe care la urmeaza cu strictete zi de zi un sportiv olimpic.

Asa ajunge o afacere la performante maxime. Ruland constant, zi de zi, cele mai bune procese.

4) Performing (performanta)

Performing este ultima etapa. In Performing sunt cei mai multi bani si cei mai multi clienti, obtinuti cu cel mai putin stres si cel mai putin efort.

In companie se simte stabilitatea. Angajatii se simt in siguranta si pot performa, exista un plan de cariera si media angajatului in firma in aceasta etapa este de 4-5 ani. 

Rezultatele companiei sunt remarcabile, iar standardul companiei este calitatea. Multi clienti vin prin recomandari. Afacerea este ca un medic chirurg renumit pe care lumea il cauta fara pubicitate si care are clienti in avans pentru urmatorii 5 ani.

In aceasta etapa, nu mai este obligatoriu ca antreprenorul sa fie prezent in firma si de multe ori chiar lipseste cu lunile. Pentru ca a creat un sistem atat de bun incat poate sa conduca afacerea de la distanta si cu banii obtinuti poate sa dezvolte alte proiecte.

Este etapa cand afacerea supravietuieste chiar si unei crize economice majore.

Diferenta dintre primele doua etape, Forming si Storming, si ultimile doua, Norming si Performing, o reprezinta… procesele.

Singura diferenta la nivel operational intre un magazin de la coltul starzii si o corporatie, este faptul ca cea de a doua are proceduri clare si scrise dupa care isi desfasoara activitatea.

Imagineaza-ti cum ar evolua afacerea ta pe masura ce creezi un sistem sanatos dupa care sa functioneze.

Sa poti sa termini munca la ore fixa, nu atunci cand nu mai poti sau cand striga la tine partenera de viata ca te-ai „casatorit” cu afacerea.

Fiecare angajat sa stie ce are de facut, si sa se simta in siguranta cu locul de munca.

Angajatii noi sa invete ce au de facut si fie mai productivi in jumatate din timpul care este necesar intr-o afacere fara sisteme.

Sa nu mai fie “un dezastru” daca un angajat bun pleaca din firma, pentru ca raman scrise toate procesele pe care le-a invatat si le-a aplicat el.

Daca pleci in concediu, sa uiti ca ai telefonul cu tine pentru ca nu iti mai suna de 10 ori pe zi ca sa iei decizii „importante”.

P.S. Iti place articolul?

Atunci am vesti bune!

O data pe saptamana iti trimit emailuri cu informmatii similare, asa ca, te asteapta mai multe lucruri bune.

Dar aici e o problema…

Asigura-te ca salvezi adresa mea de mail contact@systemo.ro

… si marchezi mailurile de la mine cu “Important” daca folosesti Gmail.

Ti-am descris tot ce ai de facut pas cu pas aici – este calea sigura ca nu vei rata nimic de la noi.

De asemenea, asigura-te ca ma urmaresti pe Facebook pentru ca ofer si aici lucruri foarte utile pentru sistematizarea afacerii pe care probabil nu ai vrea sa le pierzi.